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Lo sapevi che?... Estratti dal Manuale Pratico del Personale

 

Costi del Personale:

Come faccio a razionalizzare i costi del personale? Su cosa posso risparmiare?

Prima ancora di decidere se è il caso di attuare delle politiche per diminuire i costi del personale bisogna essere sicuri che tali costi siano realmente eccessivi. E’ necessario chiedersi a quanto ammontano nel complesso i costi che si sostengono per il personale. Considerando stipendi, premi vari, straordinari, contributi sociali e previdenziali, incentivi, ma anche tutti gli altri costi a carico per il personale, compresi quelli per la selezione e la formazione professionale. Dividendo l’importo totale per il numero dei dipendenti.

CONSIGLIO

Informazioni ancora più precise potranno essere ottenute assegnando le varie voci di costo ai singoli settori aziendali. Così si potrà capire meglio in quali settori sarà possibile effettuare dei risparmi. E’ necessario chiedersi, ancora, in che percentuale i costi del personale incidono sui costi complessivi della sua azienda? Un confronto con i dati delle imprese che lavorano nello stesso settore, potrà permettere di capire se i costi per il personale dell’azienda in questione sono più elevati o meno.

ESEMPIO

Nel caso in cui le differenze verso l’alto siano elevate, bisognerà controllare con cura i singoli dati a disposizione. Cercando di capire:

• Qual è l’importo complessivo di stipendi e salari pagati dalle altre imprese?
• Qual è il costo dei loro incentivi?
• Quante sono le giornate di assenza dei lavoratori?

In questo modo si potrà comprendere cosa non funziona nell’azienda e dove è possibile effettuare dei risparmi. E anche se i costi sono mediamente pari a quelli delle altre imprese ai potrà comunque ottimizzare ulteriormente i costi per il personale.

 

Attività secondarie in outsourcing.

E’ necessario evitare di effettuare attività che società esterne eseguono più velocemente, meglio e a costi inferiori. Bisogna concentrarsi invece sul core business. I lavori ripetitivi e le attività compiute raramente sono quelli che più si adattano all’outsourcing.

Il vantaggio principale dell’outsourcing consiste nel fatto che si paga solo per le ore di lavoro effettivamente necessarie al disbrigo dei servizi richiesti e si ha la possibilità di utilizzare le aziende esterne secondo gli effettivi bisogni. L’ outsourcing può sembrare più caro rispetto all’utilizzo di propri dipendenti, ma questo solo a una analisi superficiale. Infatti, non si devono sostenere costi per le ferie e non si avrà alcun obbligo, durante i periodi di crisi, di impiegare e pagare lavoratori che non sono utilizzati.

 

Un dipendente che si occupa dell’amministrazione del sistema operativo costa annualmente ad esempio circa 50mila euro. Un’impresa esterna richiede una remunerazione pari a 90– 130 euro l’ora. Se l’esternalizzazione del servizio è vantaggiosa dipenderà da una parte dalle ore effettivamente impiegate per lo svolgimento dell’attività: se il numero di ore di lavoro effettivo è inferiore a 1.000 all’anno o 80 al mese, allora converrà dare all’esterno l’attività; altrimenti converrà mantenere alle dipendenze un proprio lavoratore.

Orari di lavoro flessibili.

Un orario di lavoro flessibile consente di utilizzare le risorse necessarie secondo la reale necessità produttiva dell’azienda. Un’esigenza che sarà più sentita in quei settori dove la produzione ha dei flussi stagionali (aziende dolciarie che producono panettoni natalizi).

Chiudere per il periodo delle vacanze.

Se l’attività dell’azienda viene completamente interrotta durante il periodo delle vacanze non si pone il problema di sostituire il personale assente con lavoratori assunti a tempo determinato, che naturalmente devono essere pagati. Allo stesso modo non deve essere spostato alcun dipendente da un reparto all’altro. In questo modo si eviteranno trasferimenti e problemi. Anche i costi dell’azienda diminuiranno.

Distribuire i carichi di lavoro.

E’ possibile che i lavoratori siano sottoutilizzati, malgrado appaiano completamente impegnati. Questo perché chi non è carico di lavoro difficilmente rimarrà inattivo, ma aumenterà i tempi di lavorazione, riempiendo la sua giornata con occupazioni inutili per l’azienda, svolgendo attività private o navigando in internet. Tutto ciò avviene senza intenzionalità.
Accuse e pressioni sono pertanto una contromisura non idonea. E’ invece opportuno stimolare i propri dipendenti affidando loro, ogni tanto, nuovi lavori stimolanti, avvertiti come sfide professionali. Occorre però stare attenti ed evitare che da una situazione di sottoutilizzazione si passi alla condizione opposta. Bisogna inoltre far predisporre ai lavoratori un documento nel quale segnalare il numero delle ore occupate per ogni attività compiuta e lo analizzi insieme a ognuno.

Aumentare la produttività.

Si può migliorare la produttività dei dipendenti creando le condizioni ambientali per lavorare con soddisfazione. E’ importante investire in modo sistematico per far crescere i collaboratori. In questo modo non si aumenterà solo la loro produttività, ma si riuscirà anche a legarli all’impresa, riducendo mobilità e assenteismo.

 

 

Retribuzioni

Quali parametri devo utilizzare per le retribuzioni dei miei dipendenti? Cosa devo valutare?

Creare un regime di equità nella politica salariale è il primo passo per eliminare una delle principali cause di demotivazione dei dipendenti. Tuttavia, poiché i costi del personale, le imposte e i contributi previdenziali e assistenziali lievitano continuamente, è importante stabilire:

• quali modalità retributive consentono minori aggravi fiscali o contributivi;
• quali attività all’interno dell’azienda incrementano il valore e quali costituiscono dei costi;
• come si misura la performance dei collaboratori;
• quali sono gli incentivi e i premi più efficaci rispetto alla retribuzione corrente, più “motivanti” e a basso costo;
• come si raggiungono degli accordi sulla retribuzione in forma personale;
• come si risponde a richieste di aumento della retribuzione non giustificate o estemporanee;
• come si dà disdetta di un accordo collettivo sfavorevole per l’azienda;
• come si passa dal principio della distribuzione generale a quello del premio collegato al rendimento e al raggiungimento degli obiettivi anche per dipendenti che non appartengono al settore commerciale;
• come si spiega ai collaboratori che i compensi e i riconoscimenti non hanno nulla a che vedere con l’anzianità di servizio o con l’età.

 

Per determinare la giusta remunerazione nel rispetto delle disposizioni di legge e dei contratti collettivi di lavoro e, non ultimo, per comportarsi in modo equo all’interno dell’azienda, si dovranno tenere in considerazione i seguenti aspetti:

• Posizione lavorativa (impiegato, quadro, dirigente)
• Concrete condizioni dell’attività svolta (specializzazione, responsabilità, esposizione a particolari pericoli…)
• Titolo di studio richiesto (diploma di scuola superiore, laurea, specializzazione…)
• Effettive prestazioni del dipendente
• Consuetudini del mercato.

 

Pertanto si dovrà in primo luogo verificare qual è la figura professionale che maggiormente si avvicina all’attività del lavoratore.

È possibile trovare questo tipo di classificazione nell’ambito dei contratti collettivi di lavoro, che forniscono per ogni attività le caratteristiche, i criteri di individuazione e la categoria di stipendio.

I professionisti del settore predispongono specifiche tabelle per le attività più comuni, riportando anche gli stipendi corrispondenti. Esaminare queste tabelle può essere un ulteriore strumento che aiuta a raggiungere il suo obiettivo.

CONSIGLIO

Se si ha bisogno di sapere quali sono gli stipendi riconosciuti al personale d’ufficio (dalla segretaria alla telefonista), si possono utilizzare i dati riportati nel sito web del Consiglio Nazionale dell’Economia e del Lavoro www.cnel.it.

In generale, per determinare stipendi e salari, è possibile rivolgersi a siti web di istituzioni quali www.confindustria.it, www.confcommercio.it, www.confartigianato.it, www.cgil.it, www.cisl.it, www.uil.it.

ATTENZIONE

E’ necessario tenere presente che le informazioni relative alle retribuzioni forniscono solo valori medi. Per varie ragioni, riconducibili a numerosi casi singoli non generalizzabili, nella prassi ci si discosta dalla media dei valori, spesso in modo consistente.

Per determinare uno stipendio equo, vanno quindi tenuti in considerazione fattori altrettanto rilevanti, quali l’età, la formazione e l’esperienza di lavoro del lavoratore, così come l’entità dell’impresa, il settore di attività e la collocazione geografica.

La tabella seguente riassume i parametri fondamentali che concorrono a determinare la giusta retribuzione

Occorre anzitutto partire dalla concreta attività lavorativa. Svolgere una certa attività chiama necessariamente in gioco tutti o alcuni dei seguenti fattori:

• Conoscenze
• Impegno mentale
• Abilità
• Fatica fisica
• Responsabilità
• Condizioni dell’ambiente lavorativo

 

Occorre quindi assegnare ai singoli fattori un valore che esprima il grado di importanza che essi hanno per la specifica attività che si sta valutando.
Il quadro complessivo sarebbe ancora più obiettivo se si riuscisse a individuare, per ogni fattore, dei parametri di valutazione per determinare in modo più preciso ipunteggio da assegnare al dipendente.

Esempio

Come assegnare il punteggio per fattore

Supponiamo che nel caso del fattore Responsabilità, il massimo punteggio attribuibile sia 25.
Il criterio per determinare il punteggio potrebbe essere il numero di lavoratori per i quali un dipendente è responsabile.
1 – 2 lavoratori: 5 punti
3 – 5 lavoratori: 10 punti
5 – 10 lavoratori: 20 punti
oltre i 10 lavoratori: 25 punti

CONSIGLIO

Bisogna tenere presente che un elemento molto motivante per il dipendente è il riconoscimento di premi non in denaro ma sotto forma di status symbol (titoli, macchina aziendale, ecc).

 

 

Valutazioni e incentivi

Come faccio ad impostare un sistema di valutazione del personale nella mia azienda?

Uno dei più importanti strumenti direttivi è la valutazione sistematica dell’efficienza; essa non fornisce solamente una solida base di informazioni per le decisioni relative al personale, ma permette al datore di lavoro di incentivare in modo personalizzato ogni singolo lavoratore.

Nel capitolo del Manuale pratico del Personale dedicato alla Valutazione (V 30) è possibile approfondire alcuni temi importanti per la gestione dell’azienda:

1. Come valutare equamente il rendimento dei dipendenti
2. Come rendere costruttive le critiche
3. Come avviare un processo di miglioramento continuo.

 

Ogni imprenditore o dirigente, è responsabile dei risultati ottenuti dal personale alle sue dipendenze.

Per questo bisogna dare risposta a diversi quesiti:

• Ciascun dipendente svolge il lavoro a lui più adatto?
• Ogni lavoratore è in grado di eseguire i compiti a lui assegnati?
• Qual è il potenziale di ogni lavoratore?
• E’ possibile attribuire ad un lavoratore altri incarichi, magari più complessi?
• Quali sono i lavoratori potenzialmente in grado di fare carriera all’interno dell’azienda?
• Come può ogni lavoratore migliorare il proprio rendimento, sviluppare le proprie potenzialità e diminuire i propri punti deboli?

 

La risposta a queste e altre domande non può essere improvvisata. Anzi, è necessario osservare attentamente i propri dipendenti e monitorare il loro rendimento. Solo in questo modo potrà farsi un quadro esatto della situazione, correggere rapidamente gli errori emersi e agire affinché le performance dei dipendenti migliorino a vantaggio dell’azienda.

Monitorare i dipendenti.

Per farsi un’opinione equa e obiettiva, occorre partire da una solida base di valutazione. E’importante tenere quindi sotto osservazione i dipendenti in modo continuo, cioè durante tutto il periodo di valutazione e nelle differenti situazioni lavorative.

Nel Manuale vengono trattati i seguenti argomenti:

1. Come creare un sistema per la valutazione del rendimento
2. Il processo di valutazione
3. Il colloquio di valutazione
4. Errori di valutazione da evitare a ogni costo
5. Come far accettare positivamente il processo di valutazione

 

E anche alcuni modelli per la valutazione del personale:

E se si deve impostare un colloquio per fornire una valutazione negativa, si trova un intero capitolo del Manuale dedicato al Colloquio di critica (C 17).

Ma, una volta impostato un sistema di valutazione, come collegare gli obiettivi assegnati al dipendente al sistema di incentivazione? Gli attuali sistemi di incentivazione non sono soddisfacenti. Perché?

Di solito, il datore di lavoro riconosce ai propri dipendenti la retribuzione concordata in sede contrattuale (individuale o collettiva), più altre prestazioni come, per esempio, la gratifica natalizia o il premio di anzianità aziendale. Le singole voci contrattuali riconosciute ai dipendenti sono normalmente stabilite dai contratti collettivi di lavoro. In sede di contrattazione individuale, al singolo collaboratore possono essere riconosciuti dei benefici ulteriori che permettono di aumentare la remunerazione netta del dipendente. Tale sistema di remunerazione, peraltro relativamente rigido, presenta uno svantaggio considerevole: esso ignora spesso i bisogni dei lavoratori. Non tutti i lavoratori si ritengono infatti soddisfatti da quanto ricevono, non traendo da esso alcun vantaggio, oltre a quello del reddito per il sostentamento.
I lavoratori hanno bisogni differenti, dipendenti dall'età, dal sesso, dalla personalità e dalla situazione familiare. Per questo motivo sono spesso insoddisfatti da un modello di retribuzione tradizionale e troppo rigido: non coincidendo offerta e domanda, accade che la prestazione riconosciuta dal datore di lavoro si trasformi in un costo improduttivo, incapace di motivare il dipendente. Il Manuale le spiega come soddisfare i bisogni dei lavoratori attraverso il loro coinvolgimento diretto nella composizione della propria remunerazione.

 

 

Provvedimenti disciplinari

Come mi regolo con il dipendente assenteista? Cosa faccio se il lavoratore ha dei comportamenti scorretti?

I provvedimenti disciplinari devono essere proporzionati alla gravità dell’infrazione commessa e devono tenere conto della qualità del rapporto di lavoro esistente e del comportamento generale del lavoratore sotto il profilo della diligenza nell’esecuzione e nell’esercizio delle mansioni affidate.

Ecco, di seguito, i casi in cui possono essere adottati i provvedimenti, meno gravi, dell’ammonimento scritto, della multa e della sospensione:

1. Utilizzo improprio degli strumenti di lavoro aziendali, compreso l’accesso a reti e sistemi di comunicazione
2. Non osservanza delle prescrizioni in materia di ambiente e sicurezza
3. Non rispetto degli orari di lavoro
4. Non osservanza del divieto di fumo
5. Negligenza nel lavoro affidato, procurati guasti alle attrezzature e al prodotto, non avvertimento dei superiori in caso di gravi anomalie nei processi produttivi (leggerezza e noncuranza)
6. Costruzione di oggetti in azienda per proprio uso e consumo
7. Alterazione dei sistemi aziendali di controllo e di presenza
8. Trasgressione delle norme contrattuali e mancanze recanti pregiudizio alle persone, alla disciplina, all’igiene e alla morale.

 

Il licenziamento disciplinare è la sanzione da applicare di fronte a infrazioni di maggiore gravità.

In quali casi è preferibile l’ammonimento scritto L’ammonimento, o lettera di richiamo, è uno strumento poco costoso ed efficace, se formulato correttamente. Infatti, oltre ai casi sopra citati, si può ammonire un dipendente con una lettera di richiamo per ogni comportamento che infrange i doveri contrattuali.

Ulteriori esempi di comportamenti che possono essere alla base di un ammonimento scritto sono i seguenti:

1. Ritardi nell’inizio del lavoro
2. Ritardi nella comunicazione di assenza per malattia
3. Ritardo nella presentazione dei certificati medici
4. Inizio del periodo di vacanze senza autorizzazione
5. Utilizzo del telefono non autorizzato a scopo personale
6. Svolgimento non autorizzato di una seconda attività (specie se in concorrenza con l’attività della sua azienda)
7. Comportamenti socialmente pericolosi (per es. comportamenti xenofobi)
8. Utilizzo non autorizzato di Internet.

 

Si ricordi che una lettera di richiamo deve essere giustificata.

Lo scopo ed il senso dell’ammonimento è quello di mettere in guardia il lavoratore e dargli la possibilità di modificare il suo comportamento.
Si può tuttavia rinunciare al richiamo se è chiaro sin dall’inizio che questo scopo non può essere raggiunto.

Ciò può accadere quando, ad esempio:

1. Il lavoratore non è in grado di controllare il suo comportamento. È assurdo ammonire un dipendente per un comportamento che non può essere modificato. La lettera di richiamo non avrebbe alcuna possibilità di successo. L’ammonimento ha senso solo se il lavoratore è in grado di controllare il suo comportamento.
2. Il lavoratore non vuole modificare il suo comportamento. È anche inutile l’ammonimento di un lavoratore che è evidentemente intenzionato a ignorarlo.
3. Il lavoratore sa che il datore di lavoro non può accettare il suo comportamento. Il lavoratore che timbra il cartellino per un collega in ritardo sa che il suo comportamento è illegittimo e che il datore di lavoro non potrà tollerare il ripetersi di tale evenienza. In questo caso l’ammonimento non è necessario.
4. La fiducia nei confronti del dipendente è irrimediabilmente intaccata. L’ammonimento non è necessario se la fiducia che si nutre nei confronti del dipendente viene meno. Questo può accadere ad esempio se il dipendente compie atti gravemente lesivi al patrimonio dell’ impresa. In questo caso si può decidere di licenziare il collaboratore per giusta causa.

Quando l’ammonimento è necessario

Nella pratica può essere molto difficile capire quando è meglio procedere con una lettera di richiamo oppure con un licenziamento disciplinare. Nel dubbio, prima di decidere, è necessario rispondere a queste domande:

• Si è davvero sicuri che il dipendente non può o non vuole modificare il suo comportamento?
• Il rapporto di fiducia si è veramente incrinato in modo irrimediabile?

 

CONSIGLIO

Se si è ancora indecisi sulla necessità di ammonire o meno un dipendente prima del licenziamento, si proceda comunque con una lettera di richiamo. Certo, così si rinuncia all’immediato licenziamento del lavoratore. Tuttavia si aumentano le possibilità di poterlo mandar via nel rispetto delle procedure e si evita anche il pericolo di licenziare illegittimamente il lavoratore per la mancanza di un ammonimento scritto.

Il modo in cui deve essere formulata una lettera di richiamo non è stabilito in modo univoco.
Ma perché essa funzioni deve contenere quattro elementi:

1. Descrizione del comportamento
2. Qualificazione del comportamento illegittimo
3. Richiesta di cambiamento
4. Indicazione delle conseguenze giuridiche.

 

CONSIGLIO

E’ necessario utilizzare sempre, per la lettera di richiamo, uno stile oggettivo, chiaro e diretto. Si faccia attenzione a non essere mai offensivo. In questo modo le critiche verranno accettate più facilmente.

Esempio

Gentile signora ..., per ben quattro volte in un mese Lei si è presentata in ritardo sul posto di lavoro; per l’esattezza:
lunedì 3 maggio alle 8.42
mercoledì 12 maggio alle 8.35
venerdì 21 maggio alle 8.33
lunedì 24 novembre alle 8.27.
Per i Suoi ritardi è stata già richiamata verbalmente e Le è stato spiegato che, con questo comportamento, viola i doveri contrattuali. In particolare viola l’art. 3 del Suo contratto di lavoro, nel quale è indicato che l’attività inizia alle ore 8.00. Di conseguenza eventuali ulteriori ritardi non saranno tollerati.
Il Suo comportamento ha determinato una serie di spiacevoli conseguenze che hanno prodotto effetti negativi per la nostra azienda. Infatti, i nostri clienti, non trovano nessuno a cui rivolgersi nella reception se Lei, alle ore 8.00, non si trova sul posto di lavoro. Questo causa inutili attese e indispone i clienti, con danno all’immagine dell’impresa. Inoltre il Suo ritardo costringe altri dipendenti a sostituirLa e, questi ultimi, a loro volta, non possono seguire le loro occupazioni. Le raccomandiamo quindi di volere cominciare la Sua attività lavorativa con la massima puntualità.
La conseguenza di ulteriori ritardi sarà l’interruzione del rapporto di lavoro.
Distinti saluti